Albaranes y facturas: que no te cobren de más
Comprobar que lo que ha llegado es lo que se pidió, y que la factura cobra lo pactado, es un trabajo que nadie quiere hacer y que casi nunca se hace del todo. En Fita subes la foto del albarán y la inteligencia artificial lo lee: reconoce al proveedor, encuentra el pedido y cuadra las cantidades línea a línea. Con la factura hace lo mismo con los precios y avisa si te cobran de más.
El albarán se firma sin mirarlo
Llega el camión, alguien firma con el móvil en la mano y el papel acaba en una carpeta. Tres semanas después llega la factura, la paga administración y nadie compara las dos cosas. Cuando falta un tablero o cobran una entrega que no llegó, la diferencia se descubre al hacer el balance del año, si se descubre. Son pérdidas pequeñas y constantes, del tipo que no duele nunca lo suficiente para arreglarlo.
Nadie cuadra cantidades
Comprobar veinte líneas de un albarán contra el pedido son diez minutos por entrega. Con seis entregas a la semana son cinco horas al mes que nunca se encuentran.
El precio pactado se olvida
Se negoció un descuento por teléfono en marzo. En la factura de octubre no está, y quien la paga no lo sabía.
El material de la obra no está imputado
Si no se sabe qué llegó para qué obra, el coste real de esa obra es una estimación. Y entonces el margen también.
Del pedido a la factura comprobada
El pedido sale del material presupuestado
Lo que hace falta para la obra ya está en el presupuesto, con su proveedor y su tarifa. El pedido se genera de ahí, no se vuelve a teclear.
Se envía al proveedor, con precios o sin ellos
Una casilla decide si el PDF que sale lleva los importes. Cuando el pedido lo cursa el taller o va a un transportista, se envía sin precios y no hay que fabricar un documento aparte.
Llega el material y se sube el albarán
Una foto hecha con el móvil o el PDF que manda el proveedor. La IA lo lee: proveedor, número de albarán, fecha y las líneas con sus cantidades.
Busca el pedido y propone la conciliación
Encuentra a qué pedido corresponde por el número que viene en el papel, por el proveedor y por las líneas que coinciden. Si dos pedidos se parecen demasiado, no elige: te lo pregunta. Vale más una pregunta que una imputación equivocada.
Tú confirmas, línea a línea
La pantalla te enseña lo pedido, lo que dice el albarán y lo que propone. Las líneas que no ha sabido casar quedan a cero para que las mires: nunca se da por recibido algo que la IA no ha entendido. Solo se guarda lo que confirmas.
La factura se compara con el pedido
Se sube igual, y Fita compara precio a precio sobre base imponible, sin mezclar IVA. Si una línea viene más cara que lo pactado, o si la factura suma más de lo que se recibió, sale marcado antes de pagarla.
El coste queda en la obra
Lo recibido y facturado se imputa a la obra correspondiente, así que el control de costes trabaja con cifras reales y no con lo que se esperaba gastar.
Buscar proveedor con IA, y precios que se pueden seguir
Alternativas para un material
Le dices un artículo y busca proveedores que lo sirvan, con su valoración pública si la tienen. No es una lista inventada: si no ha encontrado nada de verdad, lo dice en lugar de rellenar el hueco.
Tendencias de precio
Cada compra deja registrado a qué precio se pagó ese material. Con el tiempo se ve qué sube, con qué proveedor y cuánto, que es la información que hace falta para negociar.
Materiales y proveedores en un sitio
El catálogo con el precio y el proveedor de cada material, editable, y los proveedores duplicados se fusionan sin perder el historial de compras.
Un albarán recién leído
Los pedidos de cada obra con su proveedor, sus líneas, el importe y la fecha prevista.
Dudas
Por eso nada se guarda sin que lo confirmes. La IA propone y tú apruebas; lo que no ha entendido queda a cero y marcado. Está montada para equivocarse por el lado seguro: preferimos que te pregunte cinco veces que no que dé por bueno un número inventado.
Sí, y es el caso normal: el albarán se fotografía en la descarga. También lee PDF. Si la foto sale ilegible te lo dice en vez de adivinar.
Sí. El pedido queda como recibido en parte y ves qué cantidad falta de cada línea. Cuando llega la segunda entrega se sube el segundo albarán y se completa.
Los documentos se guardan en tu espacio, colgados de su obra y su pedido. Para leerlos se envían al servicio de IA, se procesan y no se usan para entrenar nada. Si prefieres no usar la lectura automática, se desactiva y las recepciones se hacen a mano.
Claro, y es importante que quede así registrado: ese material extra es justo el que se come el margen sin que nadie lo vea. Entra en el coste real de la obra y aparece en la desviación.
Con qué se conectan las compras
Control de costes
Los pedidos y el material extra son la mitad del coste real de una obra. Aquí se ve el efecto en el margen.
Presupuestos
De donde sale el material que se pide, con su proveedor y su tarifa ya puestos.
Proyectos y Gantt
Cuándo hace falta cada material según la fase en la que está la obra.
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